Wirtualne centrale telefoniczne - wirtualne oszczędności

Czy to się naprawdę opłaca?

Na polskim rynku telekomunikacyjnym pojawia się coraz więcej propozycji tzw. „wirtualnych central” - usług oferowanych zarówno przez operatorów VoIP, jak i operatorów telefonii komórkowej. Argument kosztów jest jednym z podstawowych, jakimi posługują się „dostawcy alternatywni”. Trzeba jednak pamiętać, że najczęściej pomijają oni w tych wyliczeniach:

• koszt zakupu telefonów VoIP niezbędnych do prowadzenia rozmów – o ile w firmach zwykle są tradycyjne telefony, to telefony VoIP trzeba na ogół zakupić (a są one 3-4 razy droższe od telefonów analogowych i ich żywotność jest znacznie krótsza);
• koszt abonamentu za dostęp do Internetu (sprawdzenie, czy obecnie posiadane łącze będzie wystarczające do zapewnienia niezawodnej i zadowalającej jakościowo łączności telefonicznej, do której wymagana jest większa przepustowość i symetryczność łącza – z uploadem min. 100 kbps na każdą rozmowę – także wewnętrzną);
• miesięczny koszt zakupu dodatkowych usług od operatorów VoIP/GSM, z których wiele jest realizowanych w centralach tradycyjnych bez dodatkowych opłat:
  • konto użytkownika (druga linia miejska)
  • dodatkowe numery miejskie (kanały rozmówne, pozwalające na jednoczesne rozmowy większej liczby osób)
  • przełączanie rozmów
  • numery skrócone (wewnętrzne)
  • wybieranie numerów wewnętrznych (DISA)
  • infolinie – wielopoziomowe zapowiedzi głosowe
  • wysyłanie / odbieranie faksów
  • nagrywanie rozmów
  • konferencje
  • itd.
• konieczność zakupu dodatkowych abonamentów na telefony komórkowe w przypadku
  korzystania z centrali wirtualnej operatora komórkowego – najczęściej nie wszyscy pracownicy
  posiadają służbowe komórki.

Kolejnymi kwestiami wartymi rozważenia są intuicyjność instalacji i możliwości systemu. Centrale Prima mini i Prima dostarczane są jako Plug & Talk, z predefiniowanymi ustawieniami. Dla uruchomienia centralki użytkownik nie musi nawet zaglądać do programu. Z kolei centrala Micra jest systemem oferującym znacznie bardziej zaawansowane możliwości organizacji ruchu, z grupami wspólnego wywołania, automatyczną lub równomierną dystrybucją ruchu, wielopoziomowymi systemami zapowiedzi, jakich na razie nie oferują operatorzy wirtualni – stąd i interfejs do jej konfiguracji jest znacznie bardziej rozbudowany, zachowując jednakże intuicyjność obsługi.

Operatorzy oferujący centrale wirtualne podnoszą jako argument również brak konieczności wykonywania instalacji systemów przez wyspecjalizowanych instalatorów telekomunikacyjnych. Nie jest to jednak równoznaczne z bezosobową obsługą takiego wirtualnego systemu. Konfiguracja i późniejsze utrzymywanie telefonów VoIP-owych i centrali wirtualnej wymaga bowiem zaangażowania administratora sieci, który w małych firmach nie zawsze jest obecny. Mamy więc co najwyżej przeniesienie kosztów od osób związanych wyłącznie z telekomunikacją na specjalistów IT.

 Porównując wszystkie dodatkowe koszty związane z wdrożeniem alternatywnych rozwiązań, okazuje się, że niemal w każdym rozpatrywanym okresie (od minimalnego czasu 12-miesięcy wynikającego z rocznych umów z operatorami, przez 24-miesięczne po 5-letnie) tradycyjna centralka jest od kilkunastu do kilkudziesięciu procent tańsza.

Prezentujemy Państwu przygotowane przez nas obliczenia porównujące koszty wdrożenia wirtualnych central operatorów VoIP oraz GSM z najmniejszymi centralkami Platan Prima
mini, Prima (również w wersji wyposażonej wyłącznie w łącza VoIP od strony miasta), a także większą centralą Micra. Do obliczeń przyjęliśmy realne założenia, celowo wybierając warianty jak najmniej korzystne dla central Platan oraz najtańsze, ale pozwalające na minimalne poprawne działanie rozwiązań konkurencyjnych.

Należy pamiętać, że centrala telefoniczna jest inwestycją, która służy minimum 5 lat. W tym okresie porównanie kosztów związanych z użytkowaniem centrali i usługami alternatywnych dostawców wypada na zdecydowaną niekorzyść tych ostatnich.

Bezpieczeństwo łączności

Łączność telefoniczna jest dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości, jednym z kluczowych czynników pozwalających na działanie na rynku. Żaden z dostawców Internetu nie gwarantuje obecnie ani 100% pewności dostępu do sieci, ani 100% przepływności łącza. Przerwy w działaniu, spadki prędkości przesyłu danych są normą, co powoduje, że realizowanie połączeń staje się niemożliwe. Dla zapewnienia ciągłości łączności warto poza łączami VoIP zachować również linie tradycyjne.

Warto także pamiętać, że obciążenie łącza internetowego zwiększa się dwukrotnie w przypadku wykonywania połączeń wewnętrznych w ramach platformy operatora VoIP – każdy z abonentów zajmuje jedno pasmo (po 100 kbps), inaczej niż w przypadku central tradycyjnych, gdzie połączenia wewnętrzne stanowią znikome obciążenie dla systemu.

Ponadto, jeśli nie zadba się o wydzielenie pasma na telefonię internetową, to istnieje zagrożenie, że zostanie zajęte przez transmisję innych danych, co znów spowoduje, że wykonywanie rozmów telefonicznych będzie albo niemożliwe, albo mocno utrudnione.

Pozostaje również kwestia poufności rozmów. W przypadku tradycyjnej centralki rozmowy wewnętrzne odbywają się w ramach firmy, przy usługach świadczonych przez operatora – nawet rozmowy wewnętrzne przechodzą przez platformę operatora, co stanowi większe zagrożenie dla ich bezpieczeństwa.

Porównanie centrali tradycyjnej i wirtualnej

^{* w zależności od modelu i wyposażenia}

 OBLICZENIA : zobacz - zarejestruj się lub zaloguj a następnie w menu użyj zakłądki Partner Telsil - Pliki - Dokumenty

Opracowanie : Platan sp. z o.o. sp.k czerwiec 2012